辦公室搬家該注意什麼?5大必知重點,讓公司搬遷更EASY!


辦公室搬家5大重點,讓搬遷有效率
辦公室搬家常見QA


辦公室搬家須搬運大量的文件、辦公傢俱、電腦、影印機等大型物件,以及公司每位員工的個人物品,因此,相較於一般居家搬家,辦公室搬家所該注意的事項和流程相對複雜許多。如何快速有效率的打包並妥善移動至新辦公室一一歸位,讓公司得以儘速恢復正常營運、讓員工得以順利開始處理工作業務?本文將整理5大必知的辦公室搬家重點,讓你的公司搬遷能更有效率!

辦公室搬家5大重點,讓搬遷有效率

公司搬家須規劃全辦公室同事物品打包、裝箱及搬運,且還須顧慮大家的工作排程,以避免影響公司正常運作,因此,比起一般居家搬家的過程更顯得繁瑣。為幫助大家快速掌握公司搬遷重點,我們以人事時地物,整理5項搬家注意事項,讓你好記、好上手,可以更輕鬆完成辦公室搬家任務!

 

1.人:妥善分配人力

辦公室搬家不只是打包搬運至新的辦公室而以,所需處理的事項繁多,除了每位員工應整理好自已的文件和物品外,也應妥善規劃搬遷人力,協助處理以下事項:

  • 搬運前,清點確認搬運物品清品。
  • 搬運中,監督搬運作業。
  • 搬運時,新舊址皆需有人力在現場確認物品收送狀況
  • 搬運後,儘速完成新辦公室物品歸位及擺設,以及清理打掃新舊辦公室。

2.事:規劃前置作業、挑選搬家公司

辦公室搬家最重的一環,就是事前詳細規劃,及找到合法優質的搬家公司,能讓後續搬家作業更輕鬆、有效率。

  • 規劃前置作業:
    包含確認新辦公室的裝潢進度,是否能配合搬家日期;擬定搬遷清單,方便搬運當天檢核搬運物品;善用新辦公室的配置圖,便於安排物品及設備的擺放位置,也能加速搬運時的效率,讓同事能盡速快恢復正常業務。
  • 挑選搬家公司:
    尋找專業的搬家公司到場估價及簽立搬運契約,並可確認搬家公司是否提供硬體設備(例如:冷氣)拆裝、打包服務、提供紙箱和包材,處理廢棄物,或是否可配合下班時間搬運等服務內容,盡可能挑選能滿足所需的搬家公司,才能減少搬遷困擾。

3.時:擬定搬家時程

在搬家日前,最好預留2至3個月開始進行前置作業。公司人數越多,前置作業也就需要做得越詳細。擬訂搬遷時間表能助於一一確認該執行的項目,不會等到搬家時間快到才手忙腳亂。一般來說,搬家的規劃流程大致如下:

確認搬遷日期→擬定搬遷清單→挑選搬家公司→確認新辦公室裝潢進度→確認新辦公室的搬遷動線及狀況→公司同仁打包→請搬家公司搬運→新辦公室物品定位→清掃舊辦公室、處理大型廢棄物。

 

4.地:確認新址配置 善用新辦公室配置圖可提前規劃員工座位、設備歸位、物品擺設,以及電話和網路線配置等使公司搬遷更有效率。在搬入新辦公室前,需確認事項如下:

  • 電話及網路線路是否可以正常運作。
  • 水電供是否正常。
  • 搬家當天電梯能否使用,不會遇到電梯有佔用或維修的情形。
移至最頂

5.物:做好打包準備,處理廢棄物品

準備開始打包前,建議可以先進行大掃除,將不需要的文件資料或物品清理掉,可加速後續的文件或物品分類及打包作業,還可節省載運空間。

  • 作好打包準備:
    將打包好的文件和設備裝箱並貼上清楚標示或編號,可加快搬運至新辦公室時的歸位速度;電腦主機和螢幕須做好萬全的保護包裝,避免搬運過程碰撞損壞;辦公抽屜如無法上鎖固定,建議將物品清空並裝箱,避免搬運過程抽屜因移動而掉落。
  • 處理廢棄物品:
    挑選搬家公司時,可事先詢問能否處理大型廢棄物,若搬家公司無法處理,可通報環保局請清潔隊前來處理。

辦公室搬家常見QA

Q1.該如何挑選合適的搬家公司

  • 找有合法登記的搬家公司:可至經濟部商業司網站,輸入該公司的統一編號,確認登記類別為【貨運業】,才是具備合法運輸業執照的搬家公司。
  • 評估搬家公司規模:選擇具備一定規模與制度的搬家公司,能提供足夠的人數;且能提供詳細 合理的估價內容及合約,並且提供發票以便於公司報帳。
  • 查看網路評價:可上網查詢崔媽媽基金會每月動態評搬家公司、GOOGLE評價、搬家公司臉書粉絲頁等資訊,藉此判歐該搬家公司的服務品質。

Q2.決定搬家公司的關鍵點為何?

  • 觀察搬家司服務態度:與搬家公司接洽時,業務人員須能提供專業資訊,無論是搬遷期程、搬遷順序、人員數、搬運動線、搬運現場保護等能提供詳細的回覆
  • 確認所提供的服務內容:確認搬家公司能否滿足所提出的搬遷流程或特殊需求,包括:拆裝屏風、廢棄物處理 、拆組服務、提供包材等項目。

Q3.搬家費用陷阱有哪些?

可請搬家公司估價,提前預估所需的車輛數、有無電梯、須爬行的樓梯數、有無搬運特殊物品的需求,以及像是包裝耗材、廢棄物搬運等容易被忽略的項目,並請搬家公司提供明確的估價內容及費用說明,以避免雙方於額外費用有所誤解。

Q4.搬遷時間如何安排比較妥當?

建議在搬家前預留2至3個月進行新辦公室的前置作業,包含:員工座位、物品定位、網路、電話線等,提早確認好新辦公室的平面配置圖,才能從容安排下一階段的搬家作業。


崔媽媽基金會是臺灣唯一定期評估搬家公司,並推出【每月優良搬家公司名單】的單位,透過評鑑制度,讓消費者得以找到優良的業者、獲得優質的服務;也是唯一提供線上搬家估價,讓消費者可以在第一時間獲得搬家公司費用、服務等資訊。現在就立即使用崔媽媽基金會網站搬家估價,由我們為你媒合優良家並提供合報價;您也可以所在區域搜尋優良搬家公司。如有任何疑問,也歡迎與我們聯繫哦!


移至最頂