辦公室搬遷該注意什麼？公司搬遷5大必知重點與流程建議！

辦公室搬家須搬運大量的文件、辦公傢俱、電腦、影印機等大型物件，以及公司每位員工的個人物品，因此，相較於一般居家搬家，辦公室搬家所該注意的事項和流程相對複雜許多。如何快速有效率的打包並妥善移動至新辦公室一一歸位，讓公司得以儘速恢復正常營運、讓員工得以順利開始處理工作業務？本文將整理5大必知的辦公室搬家重點，讓你的公司搬遷能更有效率！

辦公室搬家5大重點，讓搬遷有效率

公司搬家須規劃全辦公室同事物品打包、裝箱及搬運，且還須顧慮大家的工作排程，以避免影響公司正常運作，因此，比起一般居家搬家的過程更顯得繁瑣。為幫助大家快速掌握公司搬遷重點，我們以人事時地物，整理5項搬家注意事項，讓你好記、好上手，可以更輕鬆完成辦公室搬家任務！

1.人:妥善分配人力

​辦公室搬家不只是打包搬運至新的辦公室而以，所需處理的事項繁多，除了每位員工應整理好自已的文件和物品外，也應妥善規劃搬遷人力，協助處理以下事項:

• 搬運前，清點確認搬運物品清品。
• 搬運中，監督搬運作業。
• 搬運時，新舊址皆需有人力在現場確認物品收送狀況
• 搬運後，儘速完成新辦公室物品歸位及擺設，以及清理打掃新舊辦公室。

2.事:規劃前置作業、挑選搬家公司

辦公室搬家最重的一環，就是事前詳細規劃，及找到合法優質的搬家公司，能讓後續搬家作業更輕鬆、有效率。

• 規劃前置作業:
  包含確認新辦公室的裝潢進度，是否能配合搬家日期;擬定搬遷清單，方便搬運當天檢核搬運物品;善用新辦公室的配置圖，便於安排物品及設備的擺放位置，也能加速搬運時的效率，讓同事能盡速快恢復正常業務。
• 挑選搬家公司:
  尋找專業的搬家公司到場估價及簽立搬運契約，並可確認搬家公司是否提供硬體設備(例如:冷氣)拆裝、打包服務、提供紙箱和包材，處理廢棄物，或是否可配合下班時間搬運等服務內容，盡可能挑選能滿足所需的搬家公司，才能減少搬遷困擾。

3.時:擬定搬家時程

在搬家日前，最好預留2至3個月開始進行前置作業。公司人數越多，前置作業也就需要做得越詳細。擬訂搬遷時間表能助於一一確認該執行的項目，不會等到搬家時間快到才手忙腳亂。一般來說，搬家的規劃流程大致如下:

確認搬遷日期→擬定搬遷清單→挑選搬家公司→確認新辦公室裝潢進度→確認新辦公室的搬遷動線及狀況→公司同仁打包→請搬家公司搬運→新辦公室物品定位→清掃舊辦公室、處理大型廢棄物。

4.地:確認新址配置 

善用新辦公室配置圖可提前規劃員工座位、設備歸位、物品擺設，以及電話和網路線配置等使公司搬遷更有效率。在搬入新辦公室前，需確認事項如下:

• 電話及網路線路是否可以正常運作。
• 水電供是否正常。
• 搬家當天電梯能否使用，不會遇到電梯有佔用或維修的情形。

5.物:做好打包準備，處理廢棄物品

準備開始打包前，建議可以先進行大掃除，將不需要的文件資料或物品清理掉，可加速後續的文件或物品分類及打包作業，還可節省載運空間。

• 作好打包準備:
  將打包好的文件和設備裝箱並貼上清楚標示或編號，可加快搬運至新辦公室時的歸位速度;電腦主機和螢幕須做好萬全的保護包裝，避免搬運過程碰撞損壞;辦公抽屜如無法上鎖固定，建議將物品清空並裝箱，避免搬運過程抽屜因移動而掉落。
• 處理廢棄物品:
  挑選搬家公司時，可事先詢問能否處理大型廢棄物，若搬家公司無法處理，可通報環保局請清潔隊前來處理。

辦公室搬家常見QA

Q1.該如何挑選合適的搬家公司

• 找有合法登記的搬家公司:可至經濟部商業司網站，輸入該公司的統一編號，確認登記類別為【貨運業】，才是具備合法運輸業執照的搬家公司。
• 評估搬家公司規模:選擇具備一定規模與制度的搬家公司，能提供足夠的人數;且能提供詳細 合理的估價內容及合約，並且提供發票以便於公司報帳。
• 查看網路評價:可上網查詢崔媽媽基金會每月動態評搬家公司、GOOGLE評價、搬家公司臉書粉絲頁等資訊，藉此判歐該搬家公司的服務品質。

Q2.決定搬家公司的關鍵點為何?

• 觀察搬家司服務態度:與搬家公司接洽時，業務人員須能提供專業資訊，無論是搬遷期程、搬遷順序、人員數、搬運動線、搬運現場保護等能提供詳細的回覆
• 確認所提供的服務內容:確認搬家公司能否滿足所提出的搬遷流程或特殊需求，包括:拆裝屏風、廢棄物處理 、拆組服務、提供包材等項目。

Q3.搬家費用陷阱有哪些?

可請搬家公司估價，提前預估所需的車輛數、有無電梯、須爬行的樓梯數、有無搬運特殊物品的需求，以及像是包裝耗材、廢棄物搬運等容易被忽略的項目，並請搬家公司提供明確的估價內容及費用說明，以避免雙方於額外費用有所誤解。

Q4.搬遷時間如何安排比較妥當?

建議在搬家前預留2至3個月進行新辦公室的前置作業,包含:員工座位、物品定位、網路、電話線等，提早確認好新辦公室的平面配置圖，才能從容安排下一階段的搬家作業。 崔媽媽基金會是臺灣唯一定期評估搬家公司，並推出【每月優良搬家公司名單】的單位，透過評鑑制度，讓消費者得以找到優良的業者、獲得優質的服務;也是唯一提供線上搬家估價，讓消費者可以在第一時間獲得搬家公司費用、服務等資訊。現在就立即使用崔媽媽基金會網站搬家估價，由我們為你媒合優良家並提供合報價;您也可以依所在區域搜尋優良搬家公司。如有任何疑問，也歡迎與我們聯繫哦!

延伸閱讀:自助搬家、回頭車還是一般搬家?一次搞懂不同的搬家類型
 

搬家費用如何評估？從崔媽媽觀點看合理收費

搬家是個大工程，而「費用」往往是多數人最關心的環節。影響搬遷價格的因素繁多，從搬運的距離、樓層，到物品的多寡與特殊性，每一個環節都環環相扣。

【影響搬家價格的關鍵因素總覽】

• 基本條件： 搬遷距離、新舊址的樓層高度、是否有電梯。
• 物品狀況： 物品的總數量（車次）、是否有超重或大型物品（如鋼琴、金庫）。
• 特殊服務： 是否需要協助打包、傢俱拆裝、廢棄物清運。
• 搬運環境： 停車點與門口的步行距離、是否有樓中樓或需轉乘電梯。
• 搬遷時間： 是否指定夜間、週末或國定假日等熱門時段。

崔媽媽基金會的市場觀察

我們長年觀察搬家市場，深知消費者在尋找服務時，容易陷入「價格先決」的迷思。然而，一個值得信賴的搬家公司，其報價反映的是專業師傅的合理薪資、車輛的定期維護、完善的消費者保障與合法的經營成本。過於低廉的報價，可能隱藏著服務品質不佳、巧立名目加價，甚至是物品損壞求償無門的風險。因此，我們建議您在評估費用時，應將服務的專業度與契約的保障性，與價格一同納入考量，選擇「性價比」而非「最低價」的服務。

搬家服務類型解析：從個人套房到企業搬遷

不同的搬家需求，對應著不同的服務方案。選擇最適合您的方案，才能讓搬家過程事半功倍。

家庭搬家

• 適用情境： 一般家庭的全面性搬遷，包含客廳、臥室、廚房等各式傢俱、家電與生活用品。
• 服務重點： 注重傢俱的精緻包裝與防護、家電的穩固搬運、以及易碎物品的保護。專業的搬家公司能提供系統性的打包建議，並在搬運後協助大型傢俱定位。

套房搬家／學生搬家

• 適用情境： 物品相對單純，多為個人衣物、書籍、電腦與小型傢俱。
• 服務重點： 此類型搬家追求的是經濟實惠與效率。通常很適合採用「以車計價」的方案，若物品量極少且能自行搬運上下樓，甚至可以考慮「自助搬家」，僅由搬家公司提供貨車與司機，大幅節省開銷。

辦公室搬遷

• 適用情境： 企業、行號或工作室的搬遷，其複雜度遠高於一般家庭搬家。
• 服務重點： 辦公室搬遷不僅是物品的移動，更是一項需要縝密規劃的專案，目標在於「縮短企業營運的空窗期」。其獨特性在於：

1. 專案管理與規劃： 建議企業內部成立「搬遷專案小組」，由總務或行政人員主導，並可參考以下清單制定詳細的「搬遷時程表」：
   ◼️搬遷前一個月： 確認新址格局、盤點資產、尋找並評估搬家公司。
   ◼️搬遷前兩週： 內部公告搬遷計畫、規劃各部門打包時程、預約電信網路移機。
   ◼️搬遷前一週： 發放紙箱與打包材料、監督重要文件與IT設備打包、變更公司地址與聯絡資訊。
   ◼️搬遷當日： 指派專人於新舊址引導動線、確認物品數量、驗收。
   ◼️搬遷後： 進行資產盤點、設備測試、廢棄物清運。
2. IT設備處理： 電腦主機、螢幕、伺服器、印表機等IT資產，需使用專門的氣泡布、防靜電袋進行精密打包，並在箱外明確標示，確保搬運過程安全無虞。
3. 重要文件保密： 客戶資料、合約、財務報表等機密文件，需由專人打包、封箱並監督運送過程，必要時可與搬家公司簽訂保密協議。
4. OA辦公傢俱拆裝： 大量的辦公桌、會議桌、屏風與文件櫃，需要專業人員進行編號、拆卸、運送，並在新址依配置圖迅速組裝定位。

搬家費用計價方式：看懂「以車計價」與「全包價」

了解主流的計價方式，是掌握預算的第一步。

以車計價

• 計算方式： 每車單價 × 實際載運車數
• 解說： 這是最常見的計價模式。搬家公司會告知一輛標準貨車（如3.49噸）的單趟出車費用，此費用通常包含司機與基本搬運人力。最終總費用，則視當天實際裝載的車數而定。
• 實際案例（家庭搬家）：
  陳先生一家三口要從公寓4樓搬到有電梯的大樓，物品經評估約需一車。搬家公司報價一車3,500元，因舊家無電梯，樓層費另加1,000元，總費用約為4,500元。若當天因臨時增加物品而多出半車，則費用可能會再往上加。

全包價（承包制）

• 計算方式： 搬家公司派員到府或線上詳細評估後，提供一個固定的總價。
• 解說： 此方式最大的優點是「預算固定，一口價包到好」，對消費者最有保障。一旦簽訂契約，除非您臨時增加搬運項目，否則搬家公司不得以任何理由（如：塞車、搬運困難）變相加價。對於需要嚴格控管預算、方便核銷的辦公室搬遷，或物品繁多、有特殊貴重品的家庭來說，是最安心的選擇。
• 實際案例（辦公室搬遷）：
  某設計公司有30名員工，包含大量電腦、繪圖設備、辦公桌椅及資料櫃。為求預算精準並避免爭議，選擇了「全包價」。搬家公司估價師到場盤點所有細節後，提供一份10萬元的承包合約，此費用已包含所有拆裝、打包、搬運及定位，讓公司能安心地進行後續的財務核銷。

魔鬼藏在細節裡！決定搬家費用的5大關鍵

1. 搬運樓層與動線：無電梯的樓層需以人力搬運，會逐層加價。此外，如商業大樓需配合貨梯使用時間、社區中庭步行距離過長等，都會影響搬運時間與費用。
2. 新舊址車程距離： 主要影響的是油錢與時間成本，跨縣市搬運的費用自然較高。
3. 物品數量與車次： 這是最直接的成本，物品越多，所需的車次與人力就越多。
4. 是否有特殊物品：
   ◼️超重物品： 重量超過100公斤的物品，如鋼琴、大型金庫、原木桌板。
   ◼️精密儀器： 如大型魚缸、藝術品、醫療設備。
   ◼️企業特殊資產： 如伺服器機櫃、大型會議桌、重型影印機等，都需要額外的人力或特殊工具來處理。
5. 是否需要額外服務：
   ◼️傢俱拆裝： 結構複雜的IKEA傢俱、系統櫃、OA辦公桌。
   ◼️精緻打包： 若需由搬家公司協助將所有物品裝箱，會產生額外的人力與材料費用。
   ◼️廢棄物處理： 協助清運舊傢俱或垃圾，費用通常以車計算。

聰明省錢！搬家降成本的5大實用建議

1. 避開搬家旺日： 盡量選擇平日（週一至週四）搬家，不僅較容易預約到優質廠商，也可能享有價格優惠。
2. 提前預約規劃： 提早2-4週預約，讓自己有充裕的時間比較不同廠商的報價與服務內容。
3. 親自動手打包： 自行打包裝箱是節省費用最有效的方式。對於企業而言，可發動員工自主打包個人辦公物品，大幅降低打包費用。
4. 源頭減廢省最多： 搬運的物品越少，費用就越低。搬家前徹底執行「斷捨離」，將用不到的物品、老舊的傢俱或辦公設備，透過二手拍賣、捐贈或請環保局回收，是節省搬運車次與費用的最有效方法。
5. 善用免費資源： 可向親友、社區管理室或常去的超商、賣場詢問是否有乾淨的二手紙箱可供利用。

常見費用問題Q&A，搬家糾紛不再來

Q1：簽約後，搬家公司還可以臨時加價嗎？

A：對於崔媽媽認證的優良業者來說，答案是不行。若簽訂的是「全包價」合約，業者必須遵守報價，不得以任何理由加價（消費者臨時追加的服務除外）。若是以「以車計價」，業者也應在裝載前說明可能超過的車次與費用。為保障權益，務必使用崔媽媽基金會的「搬遷契約書」，將所有服務與費用標準化，杜絕爭議。

Q2：估價單和契約書上，需要注意哪些細節？

A：務必確認計價方式（以車計價或全包價）、貨車大小與噸數、服務人數、額外費用的計價標準（如樓層費、步行距離費）是否都白紙黑字清楚列出。

Q3：辦公室有昂貴的IT設備，搬運損壞怎麼辦？企業資產有保險嗎？

A：這是企業搬遷的核心問題。專業的搬家公司會對高價值的物品進行妥善的防護，並在契約中載明理賠上限與條款。建議您在估價時，主動告知有昂貴設備，並詢問其保險理賠的相關規定，必要時可自行加保相關保險。

Q4：不要的舊傢俱或辦公廢棄物，可以請搬家公司一併處理嗎？

A：可以。多數搬家公司都有提供廢棄物清運的服務，但這屬於額外收費項目。費用通常以車為單位計算，且會因廢棄物的種類（一般垃圾 vs. 大型傢俱）而有所不同，務必在估價時一併詢問清楚。
 

結論：選擇崔媽媽認證，給您最安心的搬家保障

搬家，尤其是牽一髮動全身的辦公室搬遷，不僅是體力活，更是一項需要縝密規劃與高度信任的專案。過程中的任何一個小疏失，都可能造成財物損失或影響公司正常營運。

與其在茫茫的業者中擔心受怕，不如選擇一個值得信賴的第三方平台為您把關。崔媽媽基金會長年推動「優良搬家公司評鑑制度」，就是為了讓消費者能安心選擇。我們認證的業者都經過：

• 嚴格的審核機制： 確保公司合法經營，具備專業服務能力。
• 公開透明的制式化契約： 使用標準化契約，費用明細一目了然，杜絕加價陷阱。
• 完善的申訴與協調管道： 若不幸發生糾紛，崔媽媽將作為公正第三方，協助您處理與協調。

選擇崔媽媽認證的優良搬家公司，就是為您的珍貴家當或重要企業資產，選擇一份最實在的保障。